Si tienes un negocio y te gustaría celebrar un evento con motivo de un lanzamiento de producto o servicio, aniversario o para una feria o congreso, por ejemplo, quieres que lo organice y coordine un equipo de profesionales y te gustaría saber cuánto puede costarte este servicio, sigue leyendo esta guía de precios donde te lo mostramos.
Precio de una agencia de eventos
Índice
¿Cuánto cuesta una agencia de eventos en España?
El presupuesto de una agencia de eventos puede ser muy amplio, ya que, según las necesidades del tipo de evento a organizar, los precios podrían situarse entre 600 € y 2500 €, aproximadamente.
Hay diversos factores que también influyen en los precios que cobra una empresa organizadora de eventos en España como, por ejemplo, la reputación de la agencia, el tipo de evento, el número de asistentes, temporada del año en la que se celebre y zona geográfica, principalmente.
TARIFAS DETALLADAS AGENCIAS DE EVENTOS ESPAÑA
| Concepto | Tipo de precio | Precios | Notas |
|---|---|---|---|
| Consultoría y planificación | por proyecto | 300 € – 800 € | Concepto inicial, timeline, presupuesto |
| Gestión integral evento pequeño | hasta 50 personas | 600 € – 1500 € | Coordinación completa, proveedores básicos |
| Gestión integral evento mediano | 50-200 personas | 1200 € – 3500 € | Logística compleja, múltiples proveedores |
| Gestión integral evento grande | 200+ personas | 2500 € – 15.000 € | Producción completa, equipos especializados |
| Tarifa por hora senior | profesional experto | 35 € – 50 € | Director proyecto, consultor estratégico |
| Tarifa por hora junior | profesional apoyo | 12 € – 25 € | Coordinador, asistente producción |
| Porcentaje coste evento | comisión | 10 % – 15 % | Sobre presupuesto total del evento |
| Eventos corporativos MICE | por proyecto | 2000 € – 25.000 € | Congresos, convenciones, incentivos |
| Eventos de producto/lanzamiento | por proyecto | 1500 € – 8000 € | Presentaciones, showrooms, press days |
| Eventos sociales premium | por proyecto | 3000 € – 20.000 € | Celebraciones exclusivas, aniversarios |
| Ferias y exposiciones | por proyecto | 2500 € – 50.000 € | Stand, logística, promoción |
| Eventos deportivos | por proyecto | 5000 € – 100.000 € | Competiciones, torneos, ceremonias |
| Eventos virtuales/híbridos | por proyecto | 800 € – 5000 € | Plataforma tecnológica, streaming |
| Servicios adicionales | variable | 200 € – 2000 € | Catering, decoración, entretenimiento |
| Desplazamientos | según distancia | 100 € – 1500 € | Traslados equipo, estancias |
| Urgencias | recargo | +25 % – 50 % | Menos de 30 días de antelación |
Según AEVEA (Agencias de Eventos Españolas Asociadas), un 30 % de las agencias se ha encargado de organizar más de 200 eventos en España. (Fuente: AEVEA)
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¿Qué factores influyen en los precios de este servicio?
Veamos, a continuación, los factores que influyen en lo que cobra una agencia:
- Tipo de evento: dependiendo de la dificultad y magnitud de la organización y coordinación del evento, como es lógico, el precio podría variar.
- Número de invitados: cuanto mayor es el número de asistentes, mayor es la carga de gestión y coordinación, por lo que el precio podría aumentar, así como si se contrata merchandising y es para un gran número de personas.
- Tipo de servicio contratado: la agencia ofrece una gran variedad de servicios que van desde el diseño, organización y puesta en marcha hasta coordinación durante el mismo día del acto. Además, suelen contar con el apoyo de personal y proveedores para dar un servicio completo. No obstante, cabe la posibilidad de escoger uno o varios servicios según las necesidades del cliente y tipo de evento.
- Reputación de la agencia: hay agencias que podrían cobrar unos precios más elevados por la reputación que les precede.
- Zona geográfica: según la zona geográfica, los precios podrían verse incrementados o, por el contrario, ser más económicos. Un evento corporativo en las capitales de provincia suele ser más costoso que llevarlo a cabo en otras ciudades.
- Temporada de celebración: hay épocas del año en las que hay más celebraciones y esto podría incrementar los precios en función de la disponibilidad de proveedores, principalmente.
Según el informe Estudio de Mercado elaborado por Grupo Eventoplus, "el 76 % de las agencias de eventos en España experimentó un aumento en su facturación". (Fuente: estudiodecomunicacion.com)
¿Cuáles son las ventajas de contratar una empresa organizadora de eventos?
Como anunciábamos al inicio de esta guía, contar con una agencia es una decisión acertada, ya que tienen experiencia en ello y se encargarán de todo lo necesario para que los anfitriones no tengan que preocuparse de nada, excepto de dar un buen speech a su audiencia, crear lazos con clientes, futuros clientes, proveedores o colaboradores y, sobre todo, disfrutar de ese gran momento sin tener que añadirse el estrés propio de la planificación y puesta en marcha.
La organización de cualquier tipo de evento, incluso los familiares, suele ser un quebradero de cabeza y se requiere de gran inversión de tiempo. Tiempo del que a veces no se dispone, por ello, si se desea planificar un evento y que este sea todo un éxito, lo más recomendable es acudir a los profesionales.
Preguntas frecuentes sobre este servicio
¿Cuál es la diferencia entre el coste de la agencia y los gastos directos del evento?
El coste de la agencia (600 € - 2500 €) cubre servicios de planificación, coordinación y gestión profesional. Los gastos directos incluyen proveedores: catering, decoración, sonido, transporte, que pueden multiplicar por 5-10 veces el presupuesto total. Una boda de 20.000 € puede tener 2000 € de honorarios de agencia y 18.000 € de gastos directos.
¿Qué modalidad de cobro conviene más: tarifa plana, porcentaje o por horas?
Tarifa plana es ideal para eventos con presupuesto definido y alcance claro. El porcentaje (10 % - 15 %) funciona mejor para eventos grandes donde la agencia gestiona múltiples proveedores. Cobro por horas (12 € - 50 €) conviene para consultoría específica o eventos con duración incierta. Para eventos corporativos +50 personas, el porcentaje suele ser más rentable.
¿Por qué España lidera el sector MICE a nivel mundial?
España ocupa la tercera posición mundial en turismo MICE, con 14.296 millones € de facturación y 10,54 millones de viajeros de reuniones. Combina infraestructura excepcional, conectividad aérea, variedad de destinos, gastronomía reconocida y relación calidad-precio competitiva. Madrid y Barcelona están en el top 10 mundial de destinos para congresos internacionales.
¿Cómo ha evolucionado el sector de eventos tras la pandemia?
El 76 % de agencias creció el año pasado (+13 % facturación media), impulsado por eventos híbridos (25 % del mercado este año), digitalización acelerada, y mayor demanda de experiencias inmersivas. Se consolida la sostenibilidad como valor diferencial, aumentan los eventos con propósito social, y crece la exigencia de medición ROI. Los presupuestos corporativos crecen moderadamente (+3,8 %).
¿Qué factores justifican las diferencias de precio entre agencias?
El 22 % de agencias factura +20 millones € anuales cobrando tarifas premium por experiencia, red de contactos y capacidad de gestión integral. Agencias especializadas MICE cobran 25 % - 40 % más que generalistas. La ubicación influye: Madrid/Barcelona +30 % vs ciudades medianas. Certificaciones, premios internacionales y portfolio de clientes premium justifican diferencias hasta 100 % en honorarios.
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